Smart Working: gli strumenti consigliati per adottarlo mantenendo l’azienda al sicuro

Andrea è il CTO di T-Consulting ed è anche padre di 3 bimbi.

A partire dalla fine di febbraio nella nostra Regione (l’Emilia-Romagna) si è deciso per la chiusura delle scuole, quindi Andrea ha dovuto subito rispondere con le misure lavorative adeguate.

La “fortuna” di Andrea, oltre a quella di essere CTO di un’azienda tecnologica (e quindi un po’ smart di default) è anche quella di essere responsabile delle tecnologie di collaboration e smart working.

Era il lontano 2007 quando Andrea ha iniziato la sua specializzazione nella conoscenza di soluzioni che spaziano dal Voip, alla gestione documentale smart e alla collaborazione a distanza.

Nonostante non sia un millennial (ci perdona di sicuro la battuta!) potrebbe in pratica lavorare da qualsiasi punto del mondo, solo con il suo Surface e una connessione a internet.

Sembra trascorso un secolo da quella fine di febbraio e quella che poteva apparire come una soluzione temporanea per pochi, è diventata l’ancora di salvezza per molti.

Tante aziende hanno visto nello “smart-working” l’unica soluzione per mantenersi operative: anche le aziende i cui codici Ateco non solo elencati tra quelli “essenziali” hanno potuto mettere in campo questa misura.

Concordiamo tutti che la salute dei nostri collaboratori è e deve essere la priorità n.1 di ogni azienda e siamo altresì convinti che con la giusta tecnologia non ci sia bisogno di scegliere tra azienda operativa e azienda sicura.

Senza voler ripetere il concetto ormai trito de “I tempi che corrono” e “in questo momento particolare” guardiamo in faccia la realtà: le aziende italiane devono restare operative senza mettere in pericolo la salute dei propri collaboratori, e questa situazione resterà tale ancora a lungo.

Questa riflessione mi ha ispirato nel chiedere ad Andrea di fare luce sulla tematica “smart working”.

Cosa significa davvero lavorare in Smart Working

Smart Working vuol dire solo lavorare “non in ufficio”? È davvero possibile passare da lavoro tradizionale ad agile in una manciata di ore? Quali sono i prerequisiti organizzativi per questo passaggio?

Andrea, ci aiuta a far luce su tutto questo.

Andrea, come prima cosa vorrei chiederti di aiutarci a capire qual è la differenza tra “lavoro da remoto” e “smart working”:

La differenza principale è scritta proprio nella definizione, nel riferimento del luogo fisico: uno smartworker non è un utente che lavora da remoto, ma è semplicemente un utente che “lavora”  senza essere legato al luogo o alla modalità con cui lo fa. Ha a disposizione gli strumenti e soprattutto l’assetto operativo. Lavorare in modalità smart-working non deve essere visto come un modo eccezionale di lavorare da un posto diverso da quello abituale, ma piuttosto come una caratteristica del modo di lavorare.

La tua giornata di responsabile a distanza come si svolge? Riesci ad interfacciarti con il tuo team e a tenere tutto sotto controllo come se fossi normalmente in sede?

Gli strumenti che utilizziamo “anche da ufficio” da tanto tempo mi permettono da tenere i contatti in maniera facile: una chiamata può diventare una riunione, o una videochiamata o una video riunione…le console di gestione, di monitoraggio, di gestione dell’help desk, etc.…sono tutti utilizzabili tramite un browser da qualsiasi location, nelle medesime funzionalità.

Se un’azienda si trova a dover rispondere in maniera urgente al cambiamento, come sta succedendo in questi giorni, qual è secondo te la prima cosa che dovrebbe fare? Sicuramente tante aziende in questa emergenza si sono accorte che gli strumenti per rendere “smart” l’operatività dei propri utenti li avevano già.

Lo step iniziale più importante che non tutti hanno seguito o su cui non tutti erano pronti è stato quello legato alla Cybersecurity: occorre sempre fare una valutazione dei rischi, qualsiasi soluzione venga messa in pratica e a prescindere dall’emergenza che si sta vivendo.

So di tanti casi in cui alcuni colleghi di altre aziende hanno accettato di aprire canali VPN per dare accesso agli utenti che utilizzano Client personali (senza antivirus, senza firewall) ad esempio… Questa è una minaccia molto forte alla sicurezza dei dati e dell’azienda stessa.

Capisco che la tentazione di dare una risposta immediata sia stata forte, ma non possiamo mettere a rischio il lavoro di decenni in una manciata di giorni. Dobbiamo sempre ricordare che il device personale sfugge al controllo dell’IT e per questo può diventare fonte o causa di data breach e di attacchi.

A proposito di soluzioni “lampo”: ti va di dare un consiglio a chi in questo momento sta cercando una soluzione rapida ed efficace? E soprattutto, passata l’emergenza cosa si può fare per non farsi più trovare impreparati?

Sì, mi sento di dire che la cosa importante è definire bene quali strumenti deve avere il collaboratore “smart” e istruirlo all’utilizzo, o meglio più che istruirlo, renderlo conscio del fatto che oggi è smart non in via eccezionale.

I dipendenti che lavorano in modalità smart devono avere assolutamente strumenti sicuri, senza deroghe, devono essere in sicurezza, devono essere istruiti alla cybersecurity e alla disciplina operativa che questa modalità, apparentemente nuova, richiede.

Consiglio alle aziende di “mettere giù” un piano di smartwork, preciso, facile da applicare ma soprattutto sicuro.

Quali sono le tecnologie che hanno aiutato negli anni a creare un dipartimento smart?

Ne voglio citare 4…se non sono troppe:

• L’accoppiata Teams e Office 365 che uniscono accesso ai file, alle applicazioni, alla posta elettronica alle comunicazioni, alle riunioni, al lavoro di team. Teams tiene tutto insieme e diventa quasi un luogo di lavoro virtuale.
• 3CX: il nostro centralino slegato dal telefono da scrivania, accessibile da web, rispondiamo al telefono come fossimo in azienda, chiamiamo come fossimo in azienda. E in più validissima alternativa, o importante piano B, perché ci vuole sempre un piano B, alle tecnologie di collaborazione di Microsoft Teams.
• Kaseya VSA: per lo svolgimento delle attività tecniche, controllo del parco macchine clienti, analisi, intervento remoto, etc
• Dal mondo Watchguard: protezione estesa del client (TDR), Multi Factor Authentication per l’accesso ai device e ai dati aziendali.

Ci sono secondo te tecnologie che le aziende hanno già in dotazione e che potrebbero supportarle in questo momento, se utilizzate in maniera smart?

Faccio riferimento alle aziende che già affianchiamo, e direi certamente:

• Office 365, per i motivi che ho detto prima. Si tratta di una suite completa e insostituibile
• Watchguard e tutte le tecnologie di accesso sicuro (Access Portal, MFA, VPN)
• Centralino 3CX (molti nostri clienti hanno fatto già questa scelta in tempi non sospetti e per chi volesse farlo ora, è possibile passare a questa soluzione in pochissimo tempo.
• VMware Horizon View è una delle tecnologie cruciali in questo momento: le architetture di Virtual Desktop hanno davvero dato un aiuto impagabile ai nostri clienti. L’idea di accedere al proprio desktop anche da casa senza dover cambiare nulla delle proprie abitudini può rivelarsi salvifico!

Grazie mille Andrea e buon lavoro!

Grazie a te Vera e buon Smart-Working!

A conferma di quanto sia importante dotarsi dei giusti mezzi per portare avanti le attività in modalità smartworking anche il CSIRT (l’agenzia nazionale dedicata al monitoraggio della cybersecurity) ha elaborato una lista di applicazioni tecnologiche che le aziende dovrebbero adottare il prima possibile: fra queste c’è la Multi Factor Autentication (MFA).  Per capire meglio in cosa consiste scarica il T – book Security Edition e scopri come dotarti di una soluzione MFA faccia la differenza nella protezione dei dati della tua azienda.

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